Quản lý nghĩa vụ, bằng chứng và hoạt động tuân thủ trên một hệ thống

Không ai biết tổng số nghĩa vụ

Nghĩa vụ nằm rải rác ở nhiều bảng tính của nhiều phòng. Khi cơ quan quản lý hỏi, mất nhiều ngày để tổng hợp.

Nghĩa vụ không gắn với kiểm soát

Doanh nghiệp có quy trình kiểm soát, có nghĩa vụ pháp lý, nhưng không ai đối chiếu được nghĩa vụ nào đang thiếu kiểm soát.

Bằng chứng không truy vết được

Tệp đính kèm nằm trong email. Không rõ ai nộp, ai đánh giá, kết luận dựa trên căn cứ nào.

Thay đổi pháp lý không ai rà

Văn bản mới ban hành, nhưng không có cơ chế xác định nghĩa vụ nào bị ảnh hưởng và kiểm soát nào phải sửa.

Sổ nghĩa vụ hợp nhất

• Bóc tách nghĩa vụ từ bốn nguồn: pháp luật, hợp đồng, quy chế nội bộ, tiêu chuẩn
• Gắn nghĩa vụ với kiểm soát, tự lộ nghĩa vụ chưa có kiểm soát
• Chu kỳ đánh giá lại theo từng nghĩa vụ

Bằng chứng và đánh giá

• Đơn vị nộp bằng chứng qua cổng riêng, có hạn nộp
• Năm mức kết quả thay vì đạt hoặc không đạt
• Người nộp khác người đánh giá, hệ thống chặn từ lúc phân công

Thay đổi pháp lý

• So sánh phiên bản văn bản
• Phân tích tác động tới từng nghĩa vụ đang theo dõi
• Xếp mức tác động cao, trung bình, thấp

Phát hiện và khắc phục

• Phát hiện có mức độ, chủ sở hữu và hạn
• Ngoại lệ có thời hạn hiệu lực và người phê duyệt
• Theo dõi đến khi đóng

Quan ngại và đào tạo

• Kênh nêu quan ngại và quy trình điều tra
• Chiến dịch đào tạo nhận thức theo kỳ
• Theo dõi tỷ lệ hoàn thành theo đơn vị

Trợ lý AI có dẫn nguồn

• Chỉ ra nghĩa vụ chưa có kiểm soát và đề xuất kiểm soát sẵn có
• Mọi đề xuất kèm nguồn trích dẫn
• Cần người phê duyệt; tắt AI hệ thống vẫn chạy đủ